Textversion
Die Betreffzeile:
Die Betreffzeile sollte kurz und prägnant verfasst sein. Anstatt eines kompletten Satzes wie „Die nächste Teamsitzung findet am 30. Mai um 16 Uhr im Seminarraum auf der zweiten Etage statt“, reicht als Betreff auch „Teamsitzung 30. Mai“. Alle weiteren Informationen gehören dann in das Textfeld.
Der Emailtext:
Emails werden oft unterwegs am Smartphone oder im Büro zwischen anderen wichtigen Tätigkeiten gelesen. Daher sollte der Text einer geschäftlichen Email logisch und übersichtlich strukturiert sein. Bei längeren Emails sollte alle 2-3 Sätze ein Absatz eingefügt werden. Eine Hervorhebung wichtiger Aspekte durch Unterstreichung, Fettung oder Aufzählungspunkte kann die Erfassung des Inhaltes ebenfalls sinnvoll unterstützen. Bei den Formulierungen helfen kurze Sätze und einfache Worte dem Empfänger, schnell die wichtigsten Informationen aufzunehmen. Höfliche, in vielen Fällen eigentlich überflüssige Floskeln (Vielen Dank für Ihre Email, Herzlichen Gruß aus den sonnendurchfluteten Aachen), wirken auf die Stimmung des Empfängers und beeinflussen die Akzeptanz der gesendeten Botschaft. Manchmal kann sogar ein Smiley passend sein, allerdings ist das bei geschäftlichen Emails nicht unumstritten. Wurden in einer Email-Kommunikation bereits Smileys verwendet, so kann man ohne Zweifel selbst welche einfügen.
Die Signatur:
Eine Geschäfts-Email muss eine vollständige Signatur enthalten. Das ist eine gesetzliche Vorschrift. Die Signatur muss Firmennamen, Ansprechpartner, Adresse und Telefonnummer oder Skype-Kontakt enthalten. Dies gilt für schriftliche Kontakte mit Lieferanten und Kunden. Auch auf dem Smartphone sollte daher eine korrekte Signatur eingestellt werden, wenn man berufliche Emails mobil beantworten möchte.
Hilfreiche Links:
